4 Organisationsmitarbeiterin Jobs in Wien
Deine Aufgaben
- Sicherstellung des täglichen Betriebs des Canisibus (365 Tage/Jahr) inklusive Einkauf, Lagerverwaltung und Dienstplanung
- Betreuung, Begleitung und professionelle Anleitung von rund 180 freiwilligen Mitarbeiter*innen, Praktikant*innen und kurzfristigen Einsatzkräften (z.B. Social Days)
- Akquise, Einschulung und Unterstützung der Freiwilligen sowie Organisation von Treffen und Bindungsmaßnahmen (Ausflüge, Fortbildungen etc.)
- Ansprechpartner*in und Schnittstelle zwischen freiwilligen Mitarbeiter*innen, hauptamtlichem Personal und der Servicestelle Freiwilliges Engagement
- Anleitung und Überwachung der Einhaltung gesetzlicher und betrieblicher Vorgaben, insbesondere HACCP und MA59-Richtlinien im Küchenbetrieb
- Unterstützung bei Konflikten und psychischen Belastungen im Gästekontakt
- Wahrnehmung von Medienterminen in Absprache mit Team- und Einrichtungsleitung
- Telefonische Bereitschaft und Abdeckung von Diensten (inkl. Wochenend- und Feiertagsdienste)
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Ihr persönlicher Spielraum:
- Sie strukturieren relevante Informationen für das Onboarding (internationaler) Mitarbeiter*innen, bereiten diese zielgruppengerecht auf und sorgen dafür, dass sie immer aktuell verfügbar sind.
- Sie bereiten ein Projekt zur Implementierung eines user*innenfreundlichen, virtuellen Welcome Centers als Informationsplattform für angehende Kolleg*innen der verschiedenen Mitarbeiter*innen-gruppen vor und sorgen für dessen Umsetzung.
- Sie optimieren unser bestehendes „Liaison Officer“-Konzept und schulen und beraten diese wichtigen Ansprechpersonen für neue internationale Wissenschafter*innen an den Fakultäten.
- Sie unterstützen Führungskräfte mit Beratung und relevanten Informationen dabei, ihre Verantwortung für ein gelungenes Onboarding neuer Mitarbeiter*innen bestmöglich wahrzunehmen.
- Sie arbeiten eng mit den Bereichen Berufungsservice, Personalrecht, Kommunikation und International Office sowie mit dem Postdoc Office und den Doctoral Schools zusammen, um zielgruppenspezifische Welcome Services zu gewährleisten.
- Sie halten sich über Entwicklungen im Bereich Aufenthaltsrecht und über innovative Ansätze für Beratung und Onboarding internationaler Mitarbeiter*innen am Laufenden und pflegen guten Kontakt und Austausch mit entsprechenden Behörden und Agenturen.
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Aufgaben
- Auftragsabwicklung und Fakturierung, Erstellung diverser Statistiken
- Überwachung von Kreditlimits, offenen Posten und Bonitäten
- Werksinterne Kommunikation sowie Kontakte mit Speditionen
- Vorbereitung Offerte und Kundenkorrespondenz
- Reklamationsbehandlungen
- Ablage und Stammdatenpflege
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Was wir Ihnen bieten
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team
- Eine Vollzeitbeschäftigung im Ausmaß von 38 Wochenstunden
- Ein Mindestgehalt ab € 2.900,- brutto im Monat, je nach Qualifikation und Erfahrung
- Mitarbeiterevents, Mitarbeitergeschenke sowie persönliche Gestaltungsmöglichkeiten
- Ein Arbeitsplatz mit Perspektive in einem langjährig bestehenden Familienunternehmen
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