Ihre Aufgaben:
- Du bist erste Ansprechperson bei Kundenaufträgen, -anfragen und -kommissionen.
- Du bearbeitest Retouren und Reparaturaufträge.
- Du übernimmst gewissenhaft Kassiertätigkeiten.
- Du organisierst Auslieferungen, überwachst Termine von Bestellungen und betreust den Mietgeräteverleih.
- Du übernimmst administrative Aufgaben im Rahmen der Marktorganisation.
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Aufgaben
- Field Service
- User- und Clientmanagement
- Eigenständige Bearbeitung IT-technischer Störungen und Dokumentation
- Support in einer Microsoft Windows Umgebung (Server, Client, MS-Office)
- Durchführen von Usertrainings
- Betreuung von Anwendungen
- Netzwerkverwaltung /LAN / WLAN / VLAN
- Betreuung unseres Krankenhaus Informationssystems (KIS)
- Koordination von Dienstleistern und Lieferanten
- Mitarbeit in Projekten (z.B. Soft- und Hardwareumstellungen)
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Was dich erwartet
- Unterstützung in der Personalverrechnung (Payroll) mit administrativem Schwerpunkt
- Erstellung von Dienstverträgen sowie Ausarbeitung sämtlicher HR-relevanten Vereinbarungen
- Kontrolle und Pflege von Zeitkonten
- Prüfung und Freigabe von Reise- und Spesenabrechnungen
- Abwicklung des Abwesenheitsmanagements (Urlaub, Krankenstände etc.)
- Erstellung von Auswertungen und HR-Reports
- Führung und Pflege der elektronischen Personalakte
- Unterstützung bei der organisatorischen Umsetzung von Personalanforderungen und HR-Prozessen
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Ihre Aufgaben:
- Koordination und zentrale Kommunikationsdrehscheibe für das IT-Team sowie Schnittstelle zu Rektorat, Fakultäten, Shared Services (z.B. HR, Finance, Marketing) und internationalen Standorten
- Organisation und Steuerung des IT-Servicedesks, einschließlich Ticket-Dispatching sowie Support für Mitarbeiter*innen per Telefon, E-Mail, Remote und vor Ort.
- Verantwortung für das IT-Asset- und Inventory-Management, inklusive Beschaffung von Hard- und Software sowie Verwaltung der Mobil- und Festnetztelefonie, sowie Vertragsmanagement
- Organisatorische & administrative Unterstützung des CIO und des IT-Teams, insbesondere bei Bestellungen, Rechnungen, Budgetplanung, Forecasts
- Erstellung von IT-Dokumentationen, Prozessen, Policies, SOPs und Protokollen
- Mitarbeit bei IT- und Organisationsprojekten (z.B. MS-Teams-Integration, Berechtigungsvergaben, Prozessdigitalisierung, NIS2)
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie organisieren und administrieren unsere Professional and Career Development-Angebote für Postdocs und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
- Sie koordinieren Termine und behalten den Überblick über laufende Prozesse und organisatorische Abläufe.
- Sie betreuen unsere Kommunikationskanäle und pflegen Dokumentationen sowie administrative Unterlagen.
- Sie stehen über unsere zentrale E-Mail-Adresse und weitere Kommunikationskanäle im Austausch mit Postdocs, beantworten Anfragen oder leiten diese an die richtigen Ansprechpartner*innen weiter.
- Sie kommunizieren mit internen Kolleg*innen sowie externen Vortragenden und sorgen für einen professionellen Informationsfluss rund um unsere Angebote.
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Ihre Aufgaben:
- ordnungsgemäße und zeitgerechte Wartung der Daten nach Vorgaben und Richtlinien
- laufende Sortimentsbearbeitung sowie Ein- und Auslistungen von Lieferanten und Artikeln in Zusammenarbeit mit dem Bereichseinkauf
- Bearbeitung und Erstellung von Aktionen
- Kommunikation mit Lieferanten
- Anforderung von Zertifikaten, Spezifikationen oder sonstigen notwendigen Dokumenten seitens der Lieferanten
- Mitarbeit bei der Erstellung des BIOGAST Newsletters
- Unterstützung bei Projekten und Maßnahmen
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Bei uns arbeiten Sie...
- mit Verantwortung für einen umsatzstarken Standort in Wien
- an der Führung eines Kernteams inkl. Stellvertretung & Eventmanagement
- an der operativen Mitarbeit im Tagesbetrieb und bei Veranstaltungen
- als administrative Unterstützung des Betriebsleiters
- an der Entwicklung neuer Angebote & digitaler Services am POS
- an der Einhaltung gesetzlicher & betrieblicher Standards
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die Professur bei der Einführung und Umsetzung digitaler Infrastrukturen und interdisziplinärer Projekte sowie bei der Einwerbung und Durchführung von Drittmittelprojekten und bringen Ihre Expertise in datengetriebenen, multimodalen Forschungsansätzen sowie innovativen Digital-Humanities-Projekten ein.
- Sie betreuen, modernisieren und entwickeln die bestehenden CIRDIS-Archive (HAV/WHAV), sowie gegebenenfalls weitere digitale Forschungsinfrastrukturen und Legacy-Systeme.
- Sie konzipieren und implementieren modulare Editionsumgebungen für Manuskripte, Inschriften und historische Textkorpora, inkl. multimodaler Editionsansätze (Text–Bild–Objekt).
- Sie entwickeln und betreuen digitale Editionen nichtalphabetischer Texte, insbesondere von Sanskrittexten, unter Anwendung einschlägiger Standards wie TEI/XML und EpiDoc.
- Sie beraten zu Datenformaten, Metadatenstandards und der nachhaltigen Integration bestehender Datensätze.
- Sie fördern die Interoperabilität digitaler Forschungsdaten durch die Entwicklung skalierbarer Frameworks und die Umsetzung von FAIR-Prinzipien.
- Sie entwickeln und implementieren Strategien zur Harmonisierung textlicher, visueller und multimedialer Forschungsdaten.
- Sie wirken am Aufbau und an der Weiterentwicklung von Metadatenstrukturen, kontrollierten Vokabularen und semantischen Ressourcen auf Basis internationaler Standards (z. B. Dublin Core, CIDOC CRM, TEI, SKOS) mit.
- Sie entwickeln und pflegen datenbankgestützte Forschungsanwendungen, einschließlich Mapping-Tools, Datenvisualisierungen, Schnittstellen (APIs) und Datenpipelines.
- Sie stellen die Transparenz, Dokumentation und Nachnutzbarkeit digitaler Forschungsdaten sicher.
- Sie evaluieren, implementieren und entwickeln digitale Werkzeuge und KI-gestützte Methoden für Forschung und Lehre (z. B. NLP, OCR/HTR, NER, Bildanalyse und semantische Netzwerke) weiter.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
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Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben -
Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.) -
Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button
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Deine Aufgaben
- Förderwesen und Berichtswesen: Mitarbeit bei Einreichungen, Berichten, Prüfungen; Fördergebervorgaben einarbeiten in Formulare/Statistiken; Erstellung Organigramme; Kommunikation mit Fördergeber*in
- Finanzwesen: Angebotslegung, Bestellwesen, Erstellung und Aktualisierung von Budgetübersichten und Hochrechnungen
- Statistik: laufende Erhebung der Kennzahlen, Datenabgleich, Kommunikation
- Qualitätsmanagement: Unterstützung bei allen Prozessen im Rahmen der Qualitätssicherung
- Datenschutz: Koordination und Mitarbeit Datenlöschung
- Projektkoordination & Support: Unterstützung der Einrichtungsleitungen bei Anfragen und der Umsetzung von Jahreszielen und Strategien
- Organisation & Vernetzung: Unterstützung Veranstaltungsplanung, Terminkoordination, Protokollführung, Zusammenarbeit und Vernetzung mit Caritas Stabstellen, Buchhaltung, Personalverrechnung, Fachbereich sowie andere Caritas Einrichtungen
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Deine Aufgaben
- Administration von Projektteilnehmer*innen: Infotage, Eintritte, Austritte, Erstellung und Erläuterung von Dienst- und Personalüberlassungsverträgen, Kontrolle kollektivvertragliche Einstufungen, Abwesenheiten, Vorbereitung Dienstvertragsauflösung
- Teilnehmer*innen Verwaltung: mittels Datenbank Bosnet und e-ams
- Führen von Handkassa und Bankbuch: Vorbereitung für die Lohnverrechnung, Wochenbericht, Monatsbericht
- Erstellen und Führen Verrechnungsübersicht: Rechnungslegung, Eingangscontrolling
- Monitoring Teilnehmer*innen, mtl. statistische Auswertungen in Excel
- Allgemeines Office Management: jährliche Adaptierungen, Protokollführung
- Empfang und Kommunikationsschnittstelle: für Bewerber*innen, Teilnehmer*innen, AMS-Berater*innen, Firmen, Caritas Einrichtungen und Stabstellen
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DEINE MISSION:
- Eigenverantwortliche Bearbeitung und Analyse von Second-Level-Tickets sowie Eskalationsfällen
- Administration und Weiterentwicklung unserer Windows Server- und Microsoft 365-Umgebung
- Verwaltung und Pflege von Entra ID / Azure Active Directory sowie Gruppenrichtlinien und Berechtigungsstrukturen
- Unterstützung und Schulung des First-Level-Teams bei komplexeren Störungen
- Planung und Umsetzung von IT-Projekten in den Bereichen Netzwerk, Security, Cloud und Endpoint Management
- Automatisierung von Routineaufgaben mittels PowerShell-Scripting
- Erstellung und Pflege technischer Dokumentationen und Systemhandbücher
- Aufbau und Weiterentwicklung der internen Knowledge Base
- Aktive Mitarbeit bei IT-Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen
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Vorteile
- Interessante und herausfordernde Tätigkeit in einem renommierten Privatspital
- Wertschätzendes Arbeitsklima in einem engagierten Team
- Mitarbeit in einem innovativen, professionellen Team
- Nach Verfügbarkeit eine begünstigte Dienstwohnung bzw. einen hauseigenen Kindergarten mit Außenbereich (ab 2 Jahren)
- Zentrale Lage mit optimaler Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
- Einen krisensicheren und attraktiven Arbeitsplatz in einer Zukunftsbranche
- Mittagsmenüs zu vergünstigten Konditionen
- Echt Stark! - Alle Vorteile im Überblick...
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Vollzeit
Waidhofen an der Ybbs, Eferding, Wien
14.07.2026
Waidhofen an der Ybbs, Eferding, Wien
Unternehmensbeschreibung
Du führst das standortübergreifende Team HR Systems & Payroll (4 Direct Reports) und entwickelst sowohl Mitarbeitende als auch Prozesse kontinuierlich weiter. Du verantwortest mit deinem Team die Payroll und Zeitwirtschaft inklusive Bonus- und Zielvereinbarungsabrechnungen und stellst die Einhaltung gesetzlicher, kollektivvertraglicher und betrieblicher Vorgaben sicher. Du betreust unsere HR-Systemlandschaft (Workday, Infoniqa) als Key User – von Administration und Customizing über Release-Tests bis zur strategischen Weiterentwicklung. Du treibst die Digitalisierung, Automatisierung und Optimierung von HR-Prozessen, Systemen, Daten und Schnittstellen voran. Du fungierst als zentrale Schnittstelle zwischen HR, IT, Controlling und externen Partnern und begleitest Audits sowie interne und externe Prüfungen. Du verantwortest den HR-Part der gruppenweiten Personalbudgetierung sowie HR-Reporting und Analysen.
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