Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Ansprechpartner*in für Mitarbeiter*innen in lohnsteuer-, sozialversicherungs- und abgabenrechtlichen Fragen
- Erstellung von Reports und Statistiken
- Korrespondenz mit Behörden
- Mitarbeit HR- und IT-Projekte
- Schnittstellenfunktion zu Personaladministration und Zeitwirtschaft
- Mitarbeit beim Thema Sozialversicherungen (Schnittstelle Kommunikation, Bearbeitung aller Meldungen an die Sozialversicherungen, etc.)
- Eingabe und Abwicklung von Gehaltspfändungen
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Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie sind für die laufende technische Applikationsbetreuung (Einführung, Wartung, Dokumentationen, Fehlerbehebung, Updates etc.) verantwortlich.
- Sie sind ebenfalls für den 2nd Level Support via Ticketsystem zuständig.
- Sie unterstützen Fachabteilungen bei der kontinuierlichen Optimierung der Systeme und Applikationen sowie der Geschäftsprozesse und bilden die Schnittstelle zu externen Partner:innen/ Lieferant:innen.
- Sie arbeiten an spannenden IT-Projekten mit (Kälte App, E-Learning, ITSM uvm.).
- Sie unterstützen bei der laufenden Optimierung der Applikationslandschaft und bringen sich inhaltlich ein.
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Dein Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder laufendes wirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation
- Erste Erfahrung in der Buchhaltung und USt.-Kenntnisse von Vorteil
- Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Excel und Word)
- Im Idealfall Know-How mit CRM-System, JTL und BMD
- Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
- IT-Affinität und Freude am Umgang mit digitalen Tools
- Teamplayer mit Hands-on Mentalität
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Ihr Aufgabengebiet:
Wir bieten Ihnen eine marktkonforme Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Für die ausgeschriebene Position gilt ein Mindestgrundgehalt von 3.000,00 Euro brutto pro Monat bei Vollzeitanstellung.
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DEINE MISSION:
- Unterstützung des IT-Teams im operativen Tagesgeschäft – von Servicetickets bis Systempflege
- Entgegennahme, Priorisierung und Bearbeitung von Anfragen über den Servicedesk
- Direkte Kommunikation mit unseren Schulen, Abteilungen und Standorten
- Aufbau und Pflege einer modernen Knowledge Base zur Wissenssicherung
- Dokumentation von Lösungen, Prozessen und IT-Standards
- Mitwirkung an spannenden IT- und Digitalisierungsprojekten
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Ihre Aufgaben sind:
- Beschaffung von Bauleistungen, IT-Dienstleistungen, Hard- und Software
- Durchführung von Ausschreibungen und Vergabeverfahren gemäß BVergG
- Selbstständige Erstellung von Vertragsunterlagen sowie Schaffung von Standards unter Berücksichtigung von Folgekosten (Life Cycle Costs)
- Abwicklung des Bestellprozesses außerhalb von Rahmenverträgen sowie Bestellabrufmonitoring und Steuerung der operativen Prozesse
- Proaktive Initiierung innovativer Wege und Unterstützung bei der Umsetzung von Einkaufsentscheidungen
- Erarbeitung der Warengruppenstrategie der zu verantwortenden Einkaufskategorie in Abstimmung mit der Einkaufsleitung
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IHRE AUFGABEN - DU HAST FREUDE AN:
- Verantwortung für die Konsolidierung der Gesellschaften im Konzernverbund inklusive Durchführung und Weiterentwicklung der monatlichen, quartalsweisen und jährlichen Konzernabschlüsse
- Projektmanagement: Leitung und Führung von Projekten im Finanzbereich
- Beteiligungscontrolling: Analyse und Bewertung der wirtschaftlichen Entwicklung der Tochtergesellschaften sowie Unterstützung bei der Steuerung und strategischen Weiterentwicklung der Beteiligungen
- Durchführung des operativen und strategischen Controllings auf Konzernebene inklusive Abweichungsanalysen, Forecasts und Budgetplanung
- Erstellung und Weiterentwicklung des internen und externen Reportings für das Management, Gesellschafter und externe Stakeholder
- Mitarbeit bei der Erstellung des Konzernabschlusses, inklusive Koordination mit Wirtschaftsprüfern und internen Fachabteilungen
- Weiterentwicklung von Prozessen, Methoden und Tools im Konzerncontrolling zur Effizienzsteigerung und Transparenzverbesserung
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IHR PROFIL
- Abgeschlossene Ausbildung in der Installations- und Gebäudetechnik
- Einschlägige Berufserfahrung im HKLS Bereich
- Vorkenntnisse bzgl. MSR/GLT von Vorteil
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, aufgrund des Kundenkontakts (m/w/d) und der Dokumentationspflichten
- IT- Affinität wünschenswert
- Selbstständiger, genauer und proaktiver Arbeitsstil
- Führerschein der Klasse B (Firmenautos werden für berufliche Fahrten zur Verfügung gestellt)
- Einwandfreier Leumund
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Interne Revision:
- Selbständige Durchführung unabhängiger und objektiver interner Prüfungen: eigenständige Planung, Sichtung, Analyse und Bewertung von universitätsinternen Prozessen, finanz-relevanten und anderen Daten und internen Kontrollen.
- Strukturierte Erarbeitung geeigneter Prüfungshandlungen und interner Kontrollen, Festlegung von geeigneten Analyse- und Bewertungsmethoden
- Nachvollziehbare Dokumentation in Form von Arbeitspapieren und aussagekräftigen Revisionsberichten mit Prüfungsergebnissen und Lösungsempfehlungen, die Teil der Entscheidungsvorbereitung darstellen
- Erfolgreiche Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Abteilungen und Hierarchien – vom Planungsstart bis zum Abschluss der Follow-Ups
- Verantwortung für Prüfungsergebnisse und Präsentation auf Führungsebene
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Ihre zukünftigen Aufgaben
- Aufbau und Anpassung des Moduls unter Berücksichtigung von Sachkonten, Buchungsgruppen und Dimensionen
- Entwicklung einer strukturierten und transparenten Kostenstellen- und Kostenträgerlogik
- Sicherstellung der richtigen Abbildung von Buchungsvorgängen für die Kostenrechnung
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- abgeschlossenes Studium (z. B. in HR, Finance, Projektmanagement) oder
- 3-5 Jahre einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle
- Erfahrung mit HR-Prozessen, Reporting, KPI-Analysen und idealerweise im Bereich Compensation & Benefits
- Sehr gute Excel-Kenntnisse sowie eine hohe IT-Affinität
- Verhandlungssichere Englischkenntnisse und sehr gute Deutschkenntnisse
- Eine strukturierte Arbeitsweise, vernetztes Denken sowie ein ausgeprägtes Zahlenverständnis
- Diskretion, Eigeninitiative und Ausdauer sind für Sie selbstverständlich
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Dein persönlicher Wirkungsraum:
- Die Möglichkeit, alle Facetten des Bereichs Learning & Development kennenzulernen und aktiv mitzugestalten.
- Ein motiviertes Team aus jungen und erfahrenen Kolleg*innen, das mit Begeisterung und Zielstrebigkeit zusammenarbeitet.
- Eine wertschätzende und offene Teamkultur.
- Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Die Chance, Teil einer der größten und renommiertesten Universitäten Europas zu sein.
- Ein modernes Office in zentraler Lage am Universitätsring sowie die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten.
- Freier Dienstvertrag für 12 Monate
- 30 h/Woche (Gehalt: € 2.400 brutto auf Basis Vollzeit)
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Erfassung und Anreicherung von Metadaten im Forschungsinformationssystem
- Definition und Umsetzung von Maßnahmen zur Sicherung von Datenqualität von Forschungsinformationen
- Mitarbeit im Nutzer*innensupport
- Fachlich qualifizierte Beratung und Schulung verschiedener Zielgruppen bei Datenerfassung und Datenverwendung (Wissenschafter*innen, Administration und Management der Universität)
- Mitwirkung bei der Weiterentwicklung der angebotenen Services
- Selbstständige und eigenverantwortliche Mitarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen
- Kooperation und Abstimmung mit anderen Dienstleistungseinrichtungen und wissenschaftlichen Organisationseinheiten der Universität Wien und anderen Teams der Abteilung Forschungs- und Publikationsservices der Universitätsbibliothek
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