Vollzeit
Waidhofen an der Ybbs, Eferding, Wien
18.08.2026
Waidhofen an der Ybbs, Eferding, Wien
Unternehmensbeschreibung
Du führst unser standortübergreifendes Team (2 Direct Reports) und entwickelst Mitarbeitende fachlich und persönlich weiter. Du verantwortest die gruppenweite Personal- und Organisationsentwicklung – von Learning & Development über das LMS (Workday) bis zur Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern. Du entwickelst Talent- und Performance-Management-Prozesse weiter, einschließlich Mitarbeitergesprächen, Kompetenzen, Stellenprofilen, Nachfolgeplanung sowie Zielvereinbarungen. Du baust ein gruppenweites Projektportfolio auf und integrierst unsere bestehenden OKR Zyklen. Du steuerst bereichsübergreifende HR-Projekte und treibst die kontinuierliche Weiterentwicklung von HR-Strukturen, Prozessen und Standards voran. Du sorgst für eine wirksame HR-Kommunikation, nutzt Daten und Mitarbeiterfeedback zur Ableitung nachhaltiger Maßnahmen und unterstützt strategische HR-Initiativen.
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Ihre Aufgaben:
- Koordination und zentrale Kommunikationsdrehscheibe für das IT-Team sowie Schnittstelle zu Rektorat, Fakultäten, Shared Services (z.B. HR, Finance, Marketing) und internationalen Standorten
- Organisation und Steuerung des IT-Servicedesks, einschließlich Ticket-Dispatching sowie Support für Mitarbeiter*innen per Telefon, E-Mail, Remote und vor Ort.
- Verantwortung für das IT-Asset- und Inventory-Management, inklusive Beschaffung von Hard- und Software sowie Verwaltung der Mobil- und Festnetztelefonie, sowie Vertragsmanagement
- Organisatorische & administrative Unterstützung des CIO und des IT-Teams, insbesondere bei Bestellungen, Rechnungen, Budgetplanung, Forecasts
- Erstellung von IT-Dokumentationen, Prozessen, Policies, SOPs und Protokollen
- Mitarbeit bei IT- und Organisationsprojekten (z.B. MS-Teams-Integration, Berechtigungsvergaben, Prozessdigitalisierung, NIS2)
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YOUR TASKS
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You develop and implement high-quality online slot games using C# within our internal framework, writing clean, maintainable and well-structured code -
You act as a mentor, providing day-to-day technical guidance for the development team, motivating and supporting engineers, and fostering a positive and resilient team environment, especially when priorities or requirements evolve -
You analyse, refine and document technical and functional requirements, collaborating closely with Game Design, Technical Artists, QA and international development partners -
You coordinate technical implementations, monitor and contribute to development progress, identify technical risks, drive continuous improvements, and support the onboarding and mentoring of software engineers -
You act as the primary technical contact for our external development partner (Greentube) and ensure effective technical coordination across all stakeholders
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen
- Sicherstellung der Durchführung von Verwaltungsabläufen gemäß den universitären Geschäftsprozessen und der gesetzlichen Rahmenbedingungen
- Korrekturlesen und redaktionelle Bearbeitung bspw. von wissenschaftlichen Texten, Vorträgen, Präsentationsfolien und Projektanträgen (Deutsch/Englisch)
- Unterstützung bei Publikationsprozessen (Einzelpublikationen bzw. Publikationsorganen; u.a. Vorbereitung der Druckvorlagen, Abwicklung des Publikationsvorgangs)
- Beschaffung von Literatur, Verwaltung von Literaturdatenbanken, Literaturrecherche, Korrespondenz mit Publikationsorganen
- Mitwirkung in der Öffentlichkeitsarbeit (Webseiten, Soziale Medien)
- Erstellen und Verwalten von Datenbanken
- u:cris Dokumentation
- Mithilfe bei der Kommunikation in Netzwerken, mit Wissenschaftler*innen und Studierenden
- Aufbereitung von Unterrichtsmaterialien, u.a. für E-Learning und Prüfungen (z.B. redaktionelle Bearbeitung von Skripten, Prüfungsmaterialien, Videobearbeitung und -archivierung, Korrekturlesen, Eintragungen in den Plattformen für Lehre)
- Koordination und Organisation der Lehrplanung in Abstimmung mit dem StudienServiceCenter (z.B. Ankündigungen, Raumbuchungen, Terminplanung)
- Maßgebliche Unterstützung in der Beantragung und Administration von Drittmittelprojekten
- Unterstützung in der Organisation von Vorträgen und Vortragsreisen
- Organisation, laufende Betreuung, Nachbearbeitung und Abrechnung von Meetings, Workshops, Fachtagungen, Symposien, inkl. Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen)
- Zahlungsverkehr, Finanzkalkulationen und Rechnungsprüfung im Q-Flow
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Organisieren: Sie erledigen professionell organisatorische und administrative Aufgaben im Team der Qualitätssicherung.
- Prozesse begleiten: Sie unterstützen die Leitung und die Fachreferent*innen tatkräftig bei Fakultäts-, Dienstleistungseinrichtungs- und Lehrveranstaltungsevaluationen sowie bei Befragungen und Projekten.
- Kommunizieren: Sie übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit internationalen Gutachter*innen und stellen sicher, dass diese alle relevanten Informationen rechtzeitig erhalten.
- Events & Termine managen: Sie koordinieren Termine und organisieren Räume sowie das Catering für Besprechungen und Veranstaltungen.
- Dokumentieren: Sie nehmen an Sitzungen teil und verfassen konzise Protokolle.
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ab 10h/Woche, ohne Nacht-und Wochenenddienste
- Medizinische Betreuung unserer Patient:innen unter Einhaltung höchster Qualitätsstandards
- Durchführung von Vorsorgeuntersuchungen, Präventionsleistungen und medizinischen Begutachtungen
- Ambulante Diagnostik und Definition von Therapiezielen
- Aktive Mitgestaltung und Weiterentwicklung unseres Ordinationsbetriebs und telemedizinischer Projekte
- Enge interdisziplinäre Zusammenarbeit mit (Fach-)Ärzt:innen, Therapeut:innen und medizinischem Fachpersonal
- Langfristig planbare Dienstzeiten ohne Nacht-, Feiertags- und Wochenenddienste
- Möglichkeit zu Homeoffice für telemedizinische Termine und administrative Tätigkeiten (nach Vereinbarung)
- Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (Online FOMF-Mitgliedschaft inkludiert) mit großzügiger Unterstützung auch bei Sonderausbildungen (z.B. ÖÄK-Diplom Ernährungsmedizin, ÖBAK-Diplom EU-Gutachten)
- Möglichkeit zur Einarbeitung in spezifische Leistungsangebote, u.a. Ergometrie, AHR (Phase III – Rehabilitation), Begutachtungen, Osteoporose- oder Diabetesambulanz, „Leichter Leben“-Programm zum Abnehmen, etc.
- Jobticket für die Kernzone Wien
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Was dich erwartet
- Du bist Teil von Verpackungsprojekten und arbeitest eng mit internen und externen Partner*innen zusammen
- Du identifizierst dich mit flexiblen Verpackungen sowie mit Wellpappe, Vollpappe und begeisterst dich darüber hinaus für alle Papiere und papierähnlichen Produkte
- Du entwickelst Verpackungslösungen aller Art unter Berücksichtigung der aktuellen EU-Vorschriften wie z.B. der PPWR
- Du betreust bestehende Verpackungslösungen und optimierst diese unter Einhaltung der Anforderungen weiter
- Du optimierst Displays und begleitest Co-Packing Projekte
- Du verantwortest die Dokumentenvorbereitung und -Anforderung für unsere Audits
- Du beantwortest internationale Kundenanfragen zum Thema Verpackung
- Du erhältst durch die Reklamationsbearbeitung aller Verpackungen einen Einblick in andere Bereiche
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Bei uns arbeiten Sie...
- an der selbstständigen Lieferantensuche, -auswahl und -betreuung
- an der Einholung von Angeboten, sowie Preis- und Vertragsverhandlungen
- an der Recherche von alternativen Rohstoffen, Materialien und Dienstleistungen
- an der Preiswartung inkl. Artikelanlage im System
- als Reklamationsmanager:in im Rahmen der Lieferantenbeurteilung
- an der engen Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachabteilungen
- an der regelmäßigen Durchführung von Markt- und Wettbewerbsanalysen
- an Optimierungsmaßnahmen und deren Umsetzung
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YOUR EXPERTISE:
- Abgeschlossene facheinschlägige Hochschulausbildung im Bereich Maschinenbau (mind. Master-Niveau)
- Tiefgehende Kenntnisse und praktische Erfahrung mit numerischen Methoden & FEM
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Bei uns arbeiten Sie ...
- an der
selbstständigen Planung und Umsetzung komplexer Projekte in Zusammenarbeit mit der Betriebsleitung und der Leitung Technik - an der Erstellung von Zeitplänen und Budgets und deren laufender Kontrolle sowie Einhaltung
- an der Umsetzung von Projektagenden (Mitarbeit bei der Erstellung von Lastenheften, Projektplänen und -dokumentationen, etc.)
- an der regelmäßigen Erstellung von Berichten und Präsentationen zu Projektfortschritten
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Was dich erwartet
- Unterstützung in der Personalverrechnung (Payroll) mit administrativem Schwerpunkt
- Erstellung von Dienstverträgen sowie Ausarbeitung sämtlicher HR-relevanten Vereinbarungen
- Kontrolle und Pflege von Zeitkonten
- Prüfung und Freigabe von Reise- und Spesenabrechnungen
- Abwicklung des Abwesenheitsmanagements (Urlaub, Krankenstände etc.)
- Erstellung von Auswertungen und HR-Reports
- Führung und Pflege der elektronischen Personalakte
- Unterstützung bei der organisatorischen Umsetzung von Personalanforderungen und HR-Prozessen
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Vollzeit
Waidhofen an der Ybbs, Eferding, Wien
18.08.2026
Waidhofen an der Ybbs, Eferding, Wien
Unternehmensbeschreibung
- Du bist Ansprech- und Sparringpartner*in für das Management für betriebs- und finanzwirtschaftliche Themen und Aufgabenstellungen.
- Eigenverantwortlich erstellst du aussagekräftige Berichte sowie Ad-hoc Analysen und arbeitest kontinuierlich an der Weiterentwicklung der bestehenden Reporting-Strukturen.
- Du konzipierst abteilungsübergreifende Dashboards (u. a. im Power BI) um die optimale Visualisierung relevanter Unternehmensdaten zu gewährleisten.
- In der Rolle übernimmst du Teilbereiche der Budgetierung, des Forecastings und des Monatsreportings, um eine fundierte Grundlage für strategische Entscheidungen zu schaffen.
- Du bist maßgeblich an Projekten beteiligt, die verschiedene Unternehmensbereiche überspannen, und übernimmst Themenführerschaften in definierten Bereichen.
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WAS SIND DEINE AUFGABEN?
- Expertin oder Experte für Personalverrechnung mit strategischem Weitblick und Fokus auf softwaregestützte Prozesse (SAGE DPW).
- Ansprechperson innerhalb des Teams für fachliche Fragen zu firmenspezifischen Payroll- und Zeitwirtschaftsprozessen (SAGE DPW).
- Eigenverantwortliche Abrechnung definierter Firmenkreise bei gleichzeitiger Sicherstellung eines reibungslosen, fehlerfreien Lohn- und Gehaltsprozesses mit spürbarer Wirkung im Arbeitsalltag.
- Beratung mit Kompetenz: Vertrauensvolle Ansprechperson innerhalb des Unternehmens in allen lohnsteuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Fragen – auch bei komplexen Fällen.
- Aktives Monitoring gesetzlicher Änderungen, Ableitung klarer Maßnahmen sowie professionelle Begleitung von Prüfungen und Audits inklusive Kommunikation mit Behörden.
- Innovation mit Wirkung: Optimierung von Payroll- und Zeitwirtschaftsprozessen, Vorantreiben von Digitalisierung und Automatisierung sowie aktive Mitgestaltung von Veränderungsprozessen und Systemweiterentwicklungen.
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YOUR EXPERTISE:
- Abgeschlossene facheinschlägige Hochschulausbildung im Bereich Maschinenbau (mind. Master-Niveau)
- Tiefgehende Kenntnisse und praktische Erfahrung mit numerischen Methoden (weitere Simulationserfahrung von Vorteil, z.B. Powertrainsimulation) in den verschiedenen Disziplinen zu FEM, MKS
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kollektivvertragliches Mindestbruttoentgelt für 40 Wochenstunden (inkl. bezahlter Pause) in Höhe von € 4.024,83
- Abhängig von anrechenbaren Vordienstzeiten
- SEG-Zulage in der Höhe von € 234,10
- Ggf. Kinderzulage von € 30,-
- Je nach Qualifikation und Erfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung
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Ihre Verantwortung
- Polizzierung von Anträgen
- Durchführung von Vertragsänderungen und Sanierungen
- Unterstützung der dezentralen Einheiten bei verarbeitungstechnischen Fragen
- Support Vertrieb bei versicherungsrelevanten Anfragen
- Risikobewertung und Pricing von Einzelrisiken (PetCare)
- Durchführung von Vertragssanierungen inkl. Ablauf- und Schadenkündigungen (PetCare)
- Mitarbeit bei Durchführung von Polizzierungs-Schulungen
- Aktionen
- Vertrags- und versicherungsrechtliche Prüfung von Geschäftsfällen/Kündigungen
- End-to-End Stornobearbeitung
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Vollzeit – 40 Stunden pro Woche (Montag-Freitag)
- Erfassen und Kontieren von Eingangsrechnungen und Erstellen von Ausgangsrechnungen
- Importieren der täglichen Umsatzberichte der Hotels
- Verbuchen von Bankauszügen
- Verbuchen von Kassabüchern sowie Kreditkartenabrechnungen
- Abgleich offener Debitoren- und Kreditoren-Posten sowie Bilanzkonten-Abstimmung
- Mitarbeit beim Monatsabschluss
- Kontrolle der Abläufe an der Rezeption sowie der Kassa
- Ansprechpartner:in für Rezeptionen bezüglich Rechnungsfragen
- Abgleich von Kreditkartentransaktionen und gebuchten Zahlungsströmen (Kreditoren)
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Bei uns arbeiten Sie...
- als erste Ansprechperson für unsere Mitarbeiter:innen bei allen IT-Angelegenheiten
- an der Verwaltung von Anfragen und Störungen in unserem Ticketsystem und telefonisch
- an der Organisation aller offenen Tickets bis hin zur Lösung
- an der Lösung von Problemen durch Einbeziehen des 2nd-Level-Supports
- an der Dokumentation im Ticketsystem
sowie in der IT-Servicedokumentation - an der aktiven Weiterentwicklung für eine bessere Erstlösungsquote
- an der Installation und Ausgabe von PC`s, Laptops und Mobile Devices
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Was dich erwartet
- Du führst unser Team Personalentwicklung & Recruiting und entwickelst den Bereich gemeinsam mit deinem Team kontinuierlich weiter
- Verantwortung für die Qualität, Effizienz und Weiterentwicklung unseres Recruiting-Prozesses – von der Bedarfsklärung bis zum erfolgreichen Onboarding
- Du gestaltest unser Employer Branding aktiv mit und entwickelst unsere Karrierewebsite, Social-Media-Aktivitäten, Jobinserate und die Candidate Experience laufend weiter
- Konzeption und Umsetzung wirksamer Personalentwicklungsmaßnahmen, Lernformate und Trainings für Mitarbeitende und Führungskräfte
- Unterstützung bei Talentmanagement, Nachfolgeplanung und gezielter Entwicklung von Potenzialträger*innen
- Du gestaltest aktiv eine Unternehmenskultur mit, die von Zusammenarbeit, Vertrauen, Wertschätzung und Eigenverantwortung geprägt ist
- Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften als praxisnaher HR-Partner auf Augenhöhe
- Sicherstellung klarer, effizienter und qualitätsgesicherter HR- und Recruiting-Abläufe inklusive Ressourcenplanung, Verantwortlichkeiten und sinnvoller KPI-Nutzung
- Mitarbeit bzw. Leitung ausgewählter HR-Projekte, z. B. zur Digitalisierung, zum Einsatz von KI oder zur Einführung neuer Recruiting-Tools
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Was dich erwartet
- Betreuung und Weiterentwicklung internationaler Kunden
- Planung und Umsetzung von Verkaufsaktivitäten
- Durchführung von Jahres- und Listungsgesprächen
- Erstellung diverser Reports und Forecasts
- Markt- und Wettbewerbsanalyse zur Identifikation neuer Geschäftsmöglichkeiten
- Unterstützung bei Produktentwicklungen
- Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Mit Lebenslauf / kurzem Motivationsschreiben
- Abschlusszeugnis (Fachmatura, ggf. BSc. Abschluss)
- Weitere Dokumente, wo notwendig
- Über unser Jobportal / Bewerben Button
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Your Tasks
- Theoretical research at the interface between quantum foundations, quantum information theory and gravitational physics
- Supporting the group leader in preparing project proposal
- Being involved in various administrative tasks such as supervision of students
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen uns bei Forschung, Lehre und in der Administration. Sie sind eine Schnittstelle zwischen Professor*innen, Mitarbeiter*innen, Studierenden, Besucher*innen und kümmern sich um Anfragen vor Ort, telefonisch und per E-Mail.
- Sie koordinieren Institutsangelegenheiten mit Serviceeinrichtungen der Universität Wien (z.B. Personalwesen, Finanzwesen, Raum- und Ressourcenmanagement)
- Sie übernehmen administrative Tätigkeiten wie Terminkoordination, Prüfungsverwaltung und Raumverwaltung für die Lehre, allgemeine Raumverwaltung, Korrespondenz, Ablage, Bestellungen und Schlüsselorganisation.
- In der Personaladministration sind sie die Schnittstelle zur zentralen Personalabteilung, kümmern sich um Ausschreibungen und Bewerbungen, (freie) Dienstverträge und Werkverträge, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung.
- Sie haben die Budgetübersichten über Rechnungen, Kostenstellen/Innenaufträge und die Verwaltung von Investitionsanträgen und sind verantwortlich für deren administrative Abwicklung
- Sie übernehmen die administrative Betreuung von Forschungsanträgen und -projekten sowie deren Projektabrechnungen.
- Sie unterstützen bei der Organisation von u.a. Institutssitzungen, Konferenzen, Gastvorträgen, Workshops, Berufungsvorträgen und organisieren Einladungen, Raumbuchungen, Abrechnungen und Protokolle.
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Your Tasks
- Performing research along the research lines of the group
- Writing and submitting scientific articles summarizing your findings
- Supporting the group leader in writing project proposals
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Vollzeit
Waidhofen an der Ybbs, Eferding, Wien
18.08.2026
Waidhofen an der Ybbs, Eferding, Wien
Unternehmensbeschreibung
Du führst das standortübergreifende Team HR Systems & Payroll (4 Direct Reports) und entwickelst sowohl Mitarbeitende als auch Prozesse kontinuierlich weiter. Du verantwortest mit deinem Team die Payroll und Zeitwirtschaft inklusive Bonus- und Zielvereinbarungsabrechnungen und stellst die Einhaltung gesetzlicher, kollektivvertraglicher und betrieblicher Vorgaben sicher. Du betreust unsere HR-Systemlandschaft (Workday, Infoniqa) als Key User – von Administration und Customizing über Release-Tests bis zur strategischen Weiterentwicklung. Du treibst die Digitalisierung, Automatisierung und Optimierung von HR-Prozessen, Systemen, Daten und Schnittstellen voran. Du fungierst als zentrale Schnittstelle zwischen HR, IT, Controlling und externen Partnern und begleitest Audits sowie interne und externe Prüfungen. Du verantwortest den HR-Part der gruppenweiten Personalbudgetierung sowie HR-Reporting und Analysen.
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Your Tasks
- quantum optics and quantum information,
- foundations of quantum mechanics,
- quantum communication and quantum networks,
- theory–experiment interfaces,
- quantum aspects of gravity and spacetime physics.
- Develop original research ideas and contribute to the scientific profile of the institute.
- Publish research results in leading international peer-reviewed journals.
- Present results at international conferences, workshops, and seminars.
- Assist in the development, analysis, or interpretation of theoretical models or experimental data.
- Contribute to the preparation of research proposals and collaborative grant applications.
- Provide scientific guidance and mentoring to PhD students and Master’s students.
- Support early-stage researchers through discussions, feedback on research, and joint problem solving.
- Support the institute’s international visibility through scientific networking.Promote an open, collaborative, and inclusive research environment.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie wirken bei der Organisation und Durchführung von öffentlichen Vorträgen, Workshops, Symposien, Retreats und weiteren Veranstaltungen mit.
- Sie sind Ansprechpartner:in und übernehmen englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit diversen Schnittstellen (DocSchool-intern, Steering Committee, Doktoratsstudierende der DocSchool, Principal Investigators).
- Sie dokumentieren die Aktivitäten der DocSchool und pflegen laufend die entsprechenden Daten.
- Sie unterstützen beim Monitoring der PhD-Kandidat:innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer PhD-Kandidat:innen bis hin zum Onboarding.
- Sie betreuen und warten den Internetauftritt sowie den LinkedIn-Kanal der Doktoratsschule und wirken bei der Erstellung des monatlichen Newsletters mit.
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Your Tasks
- Conduct independent and collaborative research within the “Gender and ‘Race’” work package
- Analyse Arabic-language texts, media, and other relevant source materials
- Carry out digital and remote ethnographic research, including with Yemeni diaspora communities
- Contribute to the development of the project’s theoretical framework and collective research outputs
- Produce research publications for leading international journals and book chapters for IDEO-YEMEN
- Present research findings at international conferences and scholarly workshops
- Support project-related events and organisational activities
- Produce research dissemination materials for the project’s website and social media.
- Actively participate in ISA’s academic environment, including team meetings and internal workshops
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