20 Std./Woche
- Eigenständige Durchführung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung für ca. 300 Mitarbeiter:innen
- Laufende Personalverwaltung (z.B. An- und Abmeldungen, Stammdatenpflege, etc.)
- Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen (z.B. Altersteilzeit, Karenzen, Gehaltsexekutionen, etc.)
- Aktive Mitwirkung bei Digitalisierungsprojekten (z.B. digitaler Personalakt) und der Optimierung von personalbezogenen Prozessen
- Erstellung von Statistiken und Reports sowie Erhebung und Aufbereitung von HR-relevanten Kennzahlen
- Zentrale Ansprechperson für Kolleg:innen und Führungskräfte in Bezug auf arbeitsrechtliche und abrechnungsrelevante Fragen sowie Schnittstelle zu Behörden und Institutionen (z.B. ÖGK, AMS)
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Deine Aufgaben
- Selbstständige Abwicklung der Lohn- und Gehaltsverrechnung
- Ansprechpartner:in bei Fragen betreffend Lohn-, Gehaltsverrechnung und Arbeitsrecht
- Personaladministration (Ein-/Austritte, Krankenstände, Stundenaufzeichnungen)
- Korrespondenz mit Behörden, Finanzamt und Sozialversicherung
- Digitalisierung der Personalakten
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WAS SIND DEINE AUFGABEN?
- Expertin oder Experte für Personalverrechnung mit strategischem Weitblick und Fokus auf softwaregestützte Prozesse (SAGE DPW).
- Ansprechperson innerhalb des Teams für fachliche Fragen zu firmenspezifischen Payroll- und Zeitwirtschaftsprozessen (SAGE DPW).
- Eigenverantwortliche Abrechnung definierter Firmenkreise bei gleichzeitiger Sicherstellung eines reibungslosen, fehlerfreien Lohn- und Gehaltsprozesses mit spürbarer Wirkung im Arbeitsalltag.
- Beratung mit Kompetenz: Vertrauensvolle Ansprechperson innerhalb des Unternehmens in allen lohnsteuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Fragen – auch bei komplexen Fällen.
- Aktives Monitoring gesetzlicher Änderungen, Ableitung klarer Maßnahmen sowie professionelle Begleitung von Prüfungen und Audits inklusive Kommunikation mit Behörden.
- Innovation mit Wirkung: Optimierung von Payroll- und Zeitwirtschaftsprozessen, Vorantreiben von Digitalisierung und Automatisierung sowie aktive Mitgestaltung von Veränderungsprozessen und Systemweiterentwicklungen.
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Selbstständige Durchführung der monatlichen inner- und außerbetrieblichen Entgeltabrechnung für über 1.500 Beschäftigte am Standort Wien mittels SAP HCM / Success Factors
- Ansprechpartner bei arbeits-, lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen
- Verantwortung für die Betreuung und Verwaltung des Organisationsmanagements im SAP / Success Factors
- Verwaltung der abrechnungsrelevanten Daten und Stammsätze
- Korrespondenz mit Behörden und Erstellung gesetzlicher Reports und Statistiken
- Erstellung innerbetrieblicher Auswertungen, Quartals- und Jahresabschlüsse
- Abrechnung von Dienstreisen mittels Sage DPW
- Zusammenarbeit mit Schnittstellenbereichen
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Erforderliche Qualifikationen - Was Sie mitbringen sollten:
- Abgeschlossene Ausbildung (HAK, HAS,HTL,FH, Studium) oder entsprechende Berufserfahrung in der Personalverrechnung
- Abgeschlossener Personalverrechner Kurs mit Prüfung von Vorteil
- Sehr gute SAP Kenntnisse
- Sage DPW Kenntnisse von Vorteil
- Sehr gute MS Office Kenntnisse
- Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
- Selbständige Arbeitsweise
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Ihr Aufgabenbereich
- First-Level-Beratungfür administrative Kräfte an Instituten und in der Zentralen Verwaltung entlang des gesamten HR-Life-Cycle
- Verwaltung des People-Life-Cycle: Eigenständige Bearbeitung von Neuanstellungen, Verlängerungen, Nachträgen, Finanzierungsänderungen, Beendigungen und Karenzierungen inkl. Vertragserstellung und Ausstellung von Bestätigungen
- Arbeitsrechtliche Prüfungvon Personalanträgen auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konformität mit ÖAW-Kollektivvertrag sowie ÖAW-internen Regelungen und Gesetzen
- Beratung von Führungskräftenim Anlassfall zu personalrechtlichen Fragestellungen
- ÖAW-interne Abstimmungzu allen Personalmaßnahmen
- Information und Beratung des Betriebsrats bei Versetzung, Einstellung und Beendigung
- Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege von Prozessen, Memos, Handbüchern und Vorlagen
- Pro-aktive Mitwirkung bei der Digitalisierungsoffensive in der Personalabteilung
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Teilzeit ab 15 Std./Woche, ohne Nacht-und Wochenenddienste
- Durchführen von Recruiting-Prozessen und Bewerbermanagement
- Verantwortung für On-/Offboarding-Prozesse
- Operative Personaladministration - Erstellen von Dienstverträgen, Vertragsänderungen, Zusatzvereinbarungen, Bestätigungen, Dienstzeugnissen, etc.
- Umsetzen von Personalentwicklungsmaßnahmen
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