6 Assistentin der Geschäftsführung Jobs in Wien
Ihre Aufgaben:
- Umfassende organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung
- Termin-, Besprechungs- und Reisekoordination inklusive Vor- und Nachbereitung aller Unterlagen
- Protokollführung sowie Nachverfolgung von Fristen, Beschlüssen und offenen Aufgaben
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses mit internen und externen Ansprechpartner:innen
- Selbstständige Korrespondenz sowie Dokumenten- und Ablageverwaltung
- Organisation von Veranstaltungen und Koordination von Sonderprojekten sowie bereichsbezogenen Aufgaben
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IHRE TO-DO‘S
- In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie die Geschäftsführung der Rainer Gruppe in allen administrativen, organisatorischen und kreativen Belangen.
- Terminkoordination: Kalender der Geschäftsführung organisieren, Meetings planen und Termine abstimmen.
- Vorbereitung von Meetings: Tagesordnungen, Präsentationen und Unterlagen zusammenstellen
- Kommunikation: E-Mails und Korrespondenz bearbeiten, Telefonate entgegennehmen und Ansprechpartner koordinieren
- Dokumentenmanagement: Verträge, Berichte, Präsentationen und vertrauliche Unterlagen verwalten
- Schnittstellenfunktion: Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern und anderen Abteilungen koordinieren
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Ihre Aufgaben:
- Organisation: Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen Bereichen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf (inkl. Privater Erledigungen).
- Administration: Sie kümmern sich selbständig um das Officemanagement, die Koordination und Planung von Terminen, sowie Ablage und Datenpflege.
- Informationsaufbereitung: Zu Ihren Aufgaben zählt das Aufbereiten von Protokollen, die Erstellung von Ablaufbeschreibungen, sowie die Nachbearbeitung von Besprechungen.
- Umsetzung: Sie stellen sicher, dass die Entscheidungen des Managements umgesetzt werden und alle Mitarbeiter die relevanten Informationen bekommen.
- Reiseplanung: Sie organisieren die Reisen der Geschäftsführung und kümmern sich um die dazugehörigen Buchungen.
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Vorteile
- Interessante und herausfordernde Tätigkeit in einem renommierten Privatspital
- Wertschätzendes Arbeitsklima in einem engagierten Team
- Mitarbeit in einem innovativen, professionellen Team
- Zentrale Lage mit optimaler Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
- Einen krisensicheren und attraktiven Arbeitsplatz in einer Zukunftsbranche
- Echt Stark! - Alle Vorteile im Überblick...
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20 Std./Woche
- Aufbereiten von Auslastungszahlen
- Vorbereiten von Meetings
- Kommunikationsdrehscheibe zwischen Patient:innen, Team der Radiologie, anderen Abteilungen und Belegärzt:innen
- Ansprechpartner:in für teleradiologische Kooperationspartner:innen innerhalb des Mavie-Med-Unternehmens
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