IT Management und IT Organisation
- Sie führen selbständig das Sekretariat und unterstützen die Themenfeldleitung
- Sie kümmern sich als Zeitbeauftragte um SAP-Zeitbuchungen und -korrekturen
- Sie administrieren Ausbildungsmaßnahmen sowie Dienstreisen und deren Abrechnung
- Sie sind verantwortlich für die Abteilungskorrespondenz und Ablage
- Sie bestellen und verwalten das Büromaterial und den IT-Bedarf
- Sie organisieren Termine und überwachen Fristen
- Sie erstellen regelmäßig Berichte für die Themenfeldleitung
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Gesundheitseinrichtungen
- Arbeitsabläufe organisieren
- Betreuung von Patientinnen und Patienten
- Assistenz bei zahnärztlichen Untersuchungen und Behandlungen
- Pflege von Medizinprodukten und Instrumenten
- Elektronische Patientendokumentation administrieren und verwalten
- Anfertigung von Zahnröntgenaufnahmen
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Wohnplatzverwalter:in
- Sie administrieren und organisieren Miet- und Nutzungsverträge, Ein- und Auszüge unserer Nutzer:innen und übernehmen die Koordination und Organisation von Reparatur- und Instandsetzungsmaßnahmen.
- Sie verwalten und kontrollieren Entgeltzahlungen, übernehmen das Mahnwesen sowie Ratenvereinbarungen, organisieren Schadensabwicklungen und holen Befunde ein.
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Was erwartet Sie?
- Sie beraten unsere Kund:innen telefonisch und persönlich.
- Sie bearbeiten Anträge und Anfragen rund um die Leistung Freizeitfahrtendienst
- Sie dokumentieren laufend in den entsprechenden Datenbanken.
- Sie administrieren Stammdaten und bereiten die Ausgangspost vor.
- Sie sind Ansprechpartner für externe leistungserbringende Organisationen und interne Schnittstellen.
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Was erwartet Sie?
- Sie begleiten, beraten und informieren Kund:innen und Angehörige telefonisch, im Beratungszentrum und auch bei Hausbesuchen.
- Sie administrieren Daten, einlangende Schreiben und Dokumente und bereiten diese für die weitere Bearbeitung auf. Dabei sind Sie auch im Kontakt mit anderen Institutionen und Gesundheitseinrichtungen.
- Sie unterstützen bei Anträgen und begleiten bei Behördenwegen, Arztbesuchen etc.
- Sie geben Hilfestellung bei allgemeinen Anfragen und informieren über das Leistungsspektrum. Dabei führen Sie auch Recherchen zu speziellen regionalen Dienstleistungsangeboten für unsere Kund:innen durch.
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Was erwartet Sie?
- Sie führen die GuKG § 14 / § 15-Tätigkeiten nach ärztl. Anordnung durch, z.B. Wundversorgung, Verabreichung Injektionen/Infusionen usw.
- Sie sind für den ganzheitlichen Pflegeprozess unserer Kund:innen verantwortlich und administrieren alle Schritte (Aufnahme, Anamnese, Pflegediagnose, Evaluierung etc.) in unserem EDV-System Grips/MOCCA
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen. Sie verwalten Projektbudgets.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen bei der Organisation und Administration von Forschungs- und Lehraufgaben.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Studierende, etc.).
- Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen.
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
- Sie dokumentieren laufende Forschungs- und Lehrtätigkeiten und gestalten die Homepage des Instituts.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie administrieren das Mobilitätsprogramm Erasmus+ Outgoing
- Sie führen eigenständige Beratungstätigkeiten durch und unterstützen Studierende bei der Organisation ihres Auslandsaufenthaltes.
- Sie stehen in Kontakt zu Partneruniversitäten, universitätsinternen Schnittstellen (Mobilitätskoordinator*innen, Studienprogrammleitungen, Dienstleistungseinrichtungen) sowie der Österreichischen Nationalagentur/OeAD.
- Sie helfen bei der Organisation und Durchführung von Informations- und Orientierungsveranstaltungen für Studierende
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind zuständig für das Controlling, Monitoring und Reporting der Doctoral School
- Sie administrieren Ausschreibung und Aufnahmeverfahren von Praedoc-Positionen
- Sie übernehmen den Informationsaustausch zwischen Leitungsteam, PhD-Betreuer*innen (Supervisors) und Doktorand*innen
- Sie konzipieren und organisieren Lehrveranstaltungen, Transferable Skills Workshops, Konferenzen, Masterclasses und sonstige Veranstaltungen für die Doktorand*innen der VDTR
- Sie sind für die externe und interne Kommunikation verantwortlich und entwickeln die Öffentlichkeitsarbeit weiter (z.B. durch Websitebetreuung, Newsletter, Social Media).
- Sie unterstützen PhD-Kandidat*innen auf ihrem Weg zu unabhängigen Wissenschaftler*innen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem:
- Allgemeine Sekretariatsagenden: Korrespondenz, Termin- und Raumkoordination, Bestellwesen, Ablage, Inventarverwaltung
- Unterstützung im Prüfungs- und Lehrbetrieb (i3V, u:space, Moodle)
- Administrative und organisatorische Unterstützung von wissenschaftlichen Projekten
- Rechnungsfreigabe & Budgetkontrolle (SAP ERP-System)
- Überwachung von Rechnungen und Zahlungsprozessen
- Verwaltung und Kontrolle des Budgets
- Erstellung von Finanzberichte und Projektreportings
- Planung und Moderation der Gruppenmeetings sowie Protokollführung
- Unterstützung in der Vorbereitung von Veranstaltungen
- Organisieren von Meetings und Reisetätigkeiten
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding. Zudem bieten Sie den wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen umfassende Unterstützung in allen administrativen Belangen.
- Sie verwalten & gestalten die Böttcher Lab Webseite (Wordpress): https://boettcher-lab.univie.ac.at
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Was erwartet Sie?
- Sie führen die GuKG § 14 / § 15-Tätigkeiten nach ärztl. Anordnung durch, z.B. Wundversorgung, Verabreichung Injektionen/Infusionen usw.
- Sie sind für den ganzheitlichen Pflegeprozess unserer Kund:innen verantwortlich und administrieren alle Schritte (Aufnahme, Anamnese, Pflegediagnose, Evaluierung etc.) in unserem EDV-System Grips/MOCCA
- Sie unterstützen die Kund:innen bei der Beschaffung der verordneten Pflegematerialien und sonstigen Hilfsmittel (z.B. Krankenbett, Kompressionsstrümpfe), organisieren die notwendigen Verordnungsscheine, informieren sie über weitere Angebote (Mobiles Palliativ- und Hospizteam, Kontinenzberatung, Heimhilfe, Tageszentren etc.) und organisieren notwendige Spitals- oder Ambulanztermine
- Sie vernetzen sich mit Hausärzt:innen, Angehörige, Ambulanzen etc.
- Sie begleiten Praktikant:innen
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